PROTECCIÓN DE DATOS

PARA CLIENTES, PROVEEDORES/PROVEEDORES DE SERVICIOS, CLIENTES POTENCIALES, CONSULTORES Y VISITANTES DEL SITIO WEB

Elfa International AB, registro mercantil n.o 556516-2012 («nosotros», «nuestro») es el responsable del tratamiento de sus datos personales y es responsable de garantizar que sus datos personales se traten de acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos. Para nosotros es importante que se sienta seguro cuando procesamos sus datos personales. Aquí (en este «aviso de privacidad») puede obtener más información sobre qué datos personales recopilamos y tratamos sobre usted, por qué lo hacemos y cuáles son sus derechos de acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos. Si tiene alguna pregunta sobre nuestro tratamiento de sus datos personales, póngase en contacto con nosotros a través de los datos de contacto proporcionados en la sección 8 a continuación.

SECCIONES

PERSONAS CUBIERTAS POR ESTE AVISO Y LOS DATOS PERSONALES QUE TRATAMOS

POR QUÉ TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES

RECOPILACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

CON QUIÉN COMPARTIMOS SUS DATOS PERSONALES

DÓNDE PROCESAMOS SUS DATOS PERSONALES

TUS DERECHOS

DETALLES DE CONTACTO DEL CLIENTE

CAMBIOS EN ESTE AVISO DE PRIVACIDAD

PERSONAS CUBIERTAS POR ESTE AVISO Y LOS DATOS PERSONALES QUE TRATAMOS

Sobre quién tratamos sus datos personales

Tratamos datos personales sobre personas que están en contacto con nosotros y con nuestro negocio, incluidos:

1. Representantes/personas de contacto de empresas que sean nuestros clientes o clientes potenciales (potenciales clientes). Los representantes/personas de contacto pueden ser empleados por uno de nuestros distribuidores o por un cliente del proyecto (por ejemplo, un contratista, arquitecto o diseñador de interiores)
2. Representantes/personas de contacto de empresas que nos proporcionan sus productos y/o servicios. Los representantes/personas de contacto pueden ser empleados por uno de nuestros proveedores/proveedores de servicios o por un proveedor/proveedor potencial (por ejemplo, fabricante, empresa de transporte, diseñador o instalador).
3. Personas que trabajan para nosotros como consultores.
4. Personas que reservan una reunión de planificación con nosotros, compran un producto/servicio, visitan nuestro sitio web o se ponen en contacto con nosotros de cualquier otro modo.

Los datos personales que tratamos

POR QUÉ TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES

Comunicación con posible proveedor/proveedor de servicios y cliente potencial

Para responder a las consultas de posibles proveedores de servicios y/o clientes potenciales, procesaremos información de contacto, información de la empresa y correspondencia y documentación sobre representantes/personas de contacto de la empresa. La base legal para nuestro tratamiento es nuestro interés legítimo en tomar medidas antes de celebrar un contrato con un posible proveedor de servicios y/o clientes potenciales (RGPD, artículo 6,1(f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales mientras mantengamos un diálogo mutuo continuo y durante 12 meses a partir de entonces, a menos que hayamos celebrado un contrato con la empresa que usted representa hasta entonces (véase 3,2 a continuación).

Obligaciones contractuales con clientes, proveedores y consultores

Para celebrar un contrato con un proveedor de servicios, cliente y/o consultor y para gestionar la relación y cumplir con los términos y condiciones del contrato (como entregar y proporcionar servicios a revendedores y pagar por los servicios utilizados), así como para establecer, emitir y guardar documentos relacionados con la relación, procesaremos información de contacto, información de la empresa, información sobre cualificaciones (solo consultores), correspondencia y documentación sobre usted como consultor o representantes/personas de contacto del proveedor de servicios/proveedor/cliente. La base legal para nuestro tratamiento es nuestro interés legítimo en celebrar un acuerdo con el proveedor de servicios y cumplir con los términos y condiciones de dicho acuerdo (RGPD, artículo 6,1(f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales durante el periodo en el que tengamos un acuerdo con la empresa que representa y durante doce meses a partir de entonces.

Mantener nuestro sistema CRM preciso y actualizado

Es vital para el éxito de nuestro negocio que nos aseguremos de que nuestros sistemas CRM estén lo más actualizados posible y que tengamos información precisa. Por lo tanto, trabajamos extensa y continuamente para mantener nuestros registros precisos y actualizados de la manera correcta. Con este fin, procesaremos información de contacto, información de la empresa sobre representantes/personas de contacto del proveedor de servicios/proveedor/cliente. La base legal para nuestro tratamiento es nuestro interés legítimo en disponer de información precisa sobre usted como persona de contacto de la empresa que representa (RGPD, artículo 6,1(f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Los representantes/personas de contacto que, por cualquier motivo, dejen de ser empleados de la empresa correspondiente serán anonimizados tan pronto como tengamos conocimiento de ello.

Acceso a sistemas e instalaciones internos

Para poder dar a los consultores que trabajan in situ con nosotros autorización para nuestros sistemas y programas internos, así como proporcionarles acceso a nuestras instalaciones, procesaremos la información de contacto de los consultores. La base legal para nuestro tratamiento es nuestro interés legítimo en poder darle acceso a los sistemas, programas e instalaciones a los que necesita acceder para llevar a cabo su asignación (RGPD, artículo 6,1(f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales mientras realice el encargo de consultoría para nosotros.

Acceso a Elfa Professional Online

Para poder dar acceso a representantes/personas de contacto y otras personas para iniciar sesión en Elfa Professional Online y utilizar la herramienta de planificación de Elfa, acceder a información detallada sobre productos y noticias, procesaremos su información de contacto. La base legal para nuestro tratamiento es nuestro interés legítimo en poder proporcionarle un alto nivel de servicio y las herramientas adecuadas para facilitar su misión y función (RGPD, artículo 6,1(f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales durante un periodo máximo de 12 meses después de su último inicio de sesión en la plataforma.

Cuando visita nuestro sitio web

Para proporcionar, operar, mantener, mejorar, personalizar y ampliar nuestro sitio web, utilizamos cookies y otras tecnologías de seguimiento similares. Las cookies se utilizan para almacenar información sobre sus ajustes y las páginas que visita, tanto en nuestro sitio web como en otros, con el fin de, entre otras cosas, optimizar su experiencia de navegación y mejorar las funciones del sitio web. El sitio web incluye cookies necesarias, estadísticas, funcionales y de marketing.

Dependiendo de sus preferencias de cookies, procesaremos información estadística e información para análisis sobre el visitante del sitio web. La base legal para el tratamiento de los datos personales recopilados a través de las cookies es su consentimiento (RGPD, artículo 6,1(a)).

Para obtener más información sobre nuestro uso de cookies, consulte la Información sobre cookies en nuestro sitio web, que incluye una lista detallada de las cookies que utilizamos y los períodos de retención aplicables.

Marketing e información

Para enviarle actualizaciones, promociones, noticias e información relevantes sobre nosotros y nuestro negocio, eventos, productos y servicios y/o para permitirle suscribirse (o cancelar su suscripción) a nuestros boletines de noticias o eventos, procesaremos su información de contacto, información de la empresa y correspondencia, así como información sobre su deseo de suscribirse/cancelar su suscripción. La base legal es su consentimiento. Conservaremos sus datos personales hasta que se dé de baja de los correos electrónicos o deje de recibir marketing directo de nuestra parte o durante el período necesario para gestionar su solicitud (suscripción al boletín de noticias y a eventos).

Atención al cliente por teléfono, correo electrónico o redes sociales

Para responder a sus preguntas y proporcionarle un alto nivel de asistencia al cliente por teléfono, correo electrónico o redes sociales, procesaremos la información de contacto, la correspondencia y la documentación, el historial de sus casos de asistencia al cliente y otros datos personales que nos proporcione en relación con el caso de asistencia/nuestro contacto. La base legal para nuestro tratamiento es nuestro interés legítimo en proporcionarle servicios de atención al cliente (RGPD, artículo 6,1 (f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales (i) a través de las redes sociales: Hasta que elija eliminar su contenido o cuenta, o hasta que tengamos que eliminarlo siguiendo nuestras normas en la plataforma de redes sociales (por ejemplo, si el contenido es irrespetuoso, acoso, etc.), (ii) a través de otros canales de comunicación: Mientras su caso de asistencia esté en curso y durante un periodo máximo de dos años después de que se haya cerrado su caso.

Reunión de planificación en línea y en Studio Elfa

Para reservar una reunión con nuestros expertos en almacenamiento en línea o en Studio Elfa y ayudarle a planificar su almacenamiento en función de sus necesidades y preferencias, procesaremos su información de contacto, correspondencia y documentación. La base legal para nuestro tratamiento es nuestro interés legítimo en proporcionarle servicios de atención al cliente (RGPD, artículo 6,1 (f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales mientras mantengamos un diálogo mutuo continuo y durante seis meses a partir de entonces.

Compra de productos/servicios a través de Studio Elfa

Para administrar su compra de productos a partir de una reunión de planificación, incluidos el pago, el embalaje y la entrega de los productos/servicios solicitados por usted, procesaremos la información de contacto, la correspondencia y la documentación, así como los datos transaccionales. La base legal para nuestro tratamiento es el cumplimiento de nuestro contrato con usted (RGPD, artículo 6,1 (b)). También trataremos sus datos personales para cumplir con las leyes y normativas, consulte la sección 3:13 a continuación. Conservaremos sus datos personales hasta que se complete la compra, incluidos el pago y la entrega, que en la mayoría de los casos son 30 días después de la compra.

Denuncia de irregularidades

Para proporcionar una función de denuncia de irregularidades en la que pueda informar de quejas o desviaciones asociadas con las operaciones, las personas o el medio ambiente de Elfa, procesaremos su información de contacto y otra información que nos proporcione con respecto a la queja/desviación que pueda contener datos personales sobre usted y otros. Esto incluye ponerse en contacto con usted personalmente sobre la gestión de la entrega (si informa de forma no anónima). Si denuncia de forma anónima, no trataremos ningún dato personal sobre usted. La base legal para nuestro tratamiento es nuestra obligación legal en virtud de la Ley (2021:890) sobre la protección de las personas que denuncian irregularidades para proporcionar un canal de denuncia de irregularidades, y nuestro tratamiento de sus datos personales se basa en esta obligación legal (RGPD, artículo 6,1(c)). Lo mismo se aplica al tratamiento de datos personales en relación con condenas penales y delitos. Si se produce el tratamiento de categorías especiales de datos personales, es necesario por razones de interés público sustancial basadas en el derecho de la Unión y el derecho sueco (RGPD, artículo 9, apartado 2, letra g).

Los informes que se consideren obviamente infundados se anonimizarán y eliminarán inmediatamente. Si una denuncia no da lugar a ninguna acción, la información relevante se anonimizará y eliminará dentro de los dos (2) meses posteriores a la conclusión de la investigación. El período máximo de conservación de los datos personales es de dos (2) años tras la finalización de una investigación. Sin embargo, esto no se aplica si necesitamos conservar los datos personales durante un período más largo para gestionar reclamaciones o litigios futuros.

Vigilancia por cámara

Para prevenir e investigar posibles delitos cometidos contra nosotros y garantizar la seguridad de nuestros empleados y otros, supervisamos ciertas áreas limitadas alrededor de nuestras instalaciones. Esto significa que usted, como visitante de Studio Elfa o de las plantas de fabricación de Elfa, puede ser supervisado por cámara cuando se mueva por estas áreas. El tratamiento se basa en nuestro interés legítimo de mantener la seguridad alrededor de nuestras instalaciones y poder investigar cualquier delito cometido contra nosotros. Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo hemos equilibrado sus intereses con los nuestros. El material registrado se elimina automáticamente después de tres días, a menos que el material sea necesario para una investigación adicional, después de lo cual se elimina cuando se completa la investigación.

Tratamiento para el cumplimiento de leyes, obligaciones legales y compromisos voluntarios

Cumplimiento de las obligaciones legales

Reclamaciones y reclamaciones

Para administrar, investigar y responder a reclamaciones y quejas, procesaremos su información de contacto, así como otra información que nos proporcione en relación con su reclamación o queja. La base legal para el tratamiento es nuestro interés legítimo en administrar su reclamación o queja (RGPD, artículo 6,1(f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales durante el período en el que investiguemos y administremos su reclamación o queja.

Conflictos

Para establecer, ejercer o defender una reclamación legal, con el fin de salvaguardar nuestros derechos legales y los de nuestras filiales, procesaremos las categorías de datos personales relacionados con usted que sean necesarias en relación con el litigio y las partes involucradas. La base legal es nuestro interés legítimo en proteger nuestros intereses o los intereses de la filial en caso de disputa (RGPD, artículo 6,1(f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. Conservaremos sus datos personales mientras dure el litigio y durante diez años a partir de entonces.

Fusiones y adquisiciones

Para transferir datos personales en caso de fusión, adquisición o venta de todos o parte de nuestros activos, procesaremos las categorías de datos personales que le conciernan y que estén cubiertas por la fusión o adquisición. La base legal para el tratamiento es nuestro interés legítimo en proceder a una fusión o adquisición y transferir datos personales relevantes para este fin (RGPD, artículo 6,1 (f)). Póngase en contacto con nosotros si desea obtener más información sobre cómo equilibramos sus intereses con los nuestros. No se almacenan datos personales para este fin concreto.

RECOPILACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

Cómo recopilamos sus datos personales

Principalmente, recopilamos sus datos personales directamente de usted (incluido su dispositivo) cuando se comunica o interactúa con nosotros de cualquier otro modo, por ejemplo, a través de un pedido, contacto personal, una solicitud de presupuesto, una discusión o una visita.

En algunos casos, también podemos recopilar sus datos personales de otras fuentes, es decir, cuando los recopilamos de fuentes/registros disponibles públicamente (por ejemplo, si usted es la persona de contacto designada de una empresa con la que deseamos ponernos en contacto). También podemos recopilarlos de la empresa en la que trabaja y a través de búsquedas en línea.

Si no nos proporciona sus datos personales

Cuando procesamos sus datos personales, lo hacemos, entre otras cosas, para cumplir con obligaciones legales o contractuales. Si no proporciona los datos personales que solicitamos, puede significar que no podamos celebrar un contrato con la empresa que representa o cumplir con nuestras obligaciones en virtud del contrato o la ley con esa empresa. Si tiene alguna duda o inquietud sobre la provisión de ciertos datos personales, póngase en contacto con nosotros (consulte la sección 8 a continuación) para obtener más información.

CON QUIÉN COMPARTIMOS SUS DATOS PERSONALES

Es posible que tengamos que compartir sus datos personales con otros para proporcionar nuestros servicios, así como para cumplir con las leyes y normativas. Entre ellas destacamos:

• Proveedores de servicios de TI que gestionan el funcionamiento necesario, el soporte técnico y el mantenimiento de nuestras soluciones de TI, como sistemas, plataformas y servicios de alojamiento utilizados internamente. 
• Proveedores de servicios bancarios y de pago cuyos servicios utilizamos para gestionar nuestras transacciones de pago.
• Empresas del Grupo.
• Proveedores de servicios de análisis (actualmente Google Analytics y Hotjar). 
• Proveedores de servicios publicitarios (actualmente Google Ads).
• Proveedores de plataformas de redes sociales (Pinterest, LinkedIn, Instagram, Facebook y YouTube). 
• Asesores y consultores externos que nos ayudan en diferentes áreas de nuestro negocio (como abogados y auditores). 
• Compradores potenciales en caso de fusión, adquisición o venta de todos o parte de nuestros activos.
• Autoridades en caso de solicitud autorizada.
• Juzgados en caso de litigio u otro procedimiento.

DÓNDE PROCESAMOS SUS DATOS PERSONALES

Nos esforzamos por tratar sus datos personales dentro de la UE/EEE. Sin embargo, en algunas situaciones, pueden tratarse fuera de la UE/EEE (incluidos los EE. UU.), como cuando compartimos sus datos personales con proveedores de servicios analíticos que operan fuera de la UE/EEE.

Siempre nos aseguramos de que sus datos personales disfruten de un alto nivel de protección, incluso cuando los datos personales se procesan fuera de la UE/EEE. En la mayoría de los casos, la parte importadora residirá en un país que la Comisión de la UE haya considerado que ofrece una protección adecuada (como el Reino Unido y Nueva Zelanda)] o se adhiere al Marco de privacidad de datos UE-EE. UU. (RGPD, artículo 45). De lo contrario, celebraremos las cláusulas contractuales tipo de la UE (RGPD, artículo 46). Además, tomamos medidas de seguridad técnicas y organizativas adicionales cuando es necesario.

TUS DERECHOS

Derechos de acceso

Tiene derecho a saber si tratamos o no datos personales sobre usted. Si lo hacemos, también tiene derecho a recibir información sobre los datos personales que tratamos y por qué lo hacemos. Además, tiene derecho a recibir una copia de todos los datos personales que tenemos sobre usted. Si está interesado en alguna información específica, indíquelo en su solicitud. Por ejemplo, puede especificar si está interesado en un determinado tipo de información, como los datos de contacto específicos que tenemos sobre usted, o si desea información de un determinado período de tiempo.

Derecho de rectificación

Si los datos personales que tenemos sobre usted son inexactos, tiene derecho a que se corrijan los datos personales. También tiene derecho a que se completen los datos personales incompletos, incluso proporcionando información adicional. Una vez que hayamos corregido o completado sus datos personales, informaremos a aquellos con quienes hayamos compartido sus datos personales (cuando corresponda) sobre la actualización, si no es imposible o demasiado engorroso. Si nos lo solicita, también le comunicaremos con quién hemos compartido sus datos personales. Si solicita que se corrijan los datos, también tiene derecho a solicitar que restrinjamos nuestro tratamiento durante el tiempo que investiguemos el asunto.

Derecho de supresión (derecho al olvido)

En determinados casos, tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos personales, por ejemplo:

• si los datos personales ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados o tratados de otro modo, o
• Cuando los datos personales se hayan procesado ilegalmente.

Si borramos los datos personales tras su solicitud, también informaremos a aquellos con quienes hayamos compartido sus datos personales (cuando corresponda), si no es imposible o demasiado engorroso. Si nos lo solicita, también le comunicaremos con quién hemos compartido sus datos personales.

Derecho a solicitar la restricción

Restricción significa que los datos personales están marcados para que solo puedan utilizarse para determinados fines limitados en el futuro. Se aplica el derecho a la restricción:

• Cuando cree que los datos personales son inexactos/incompletos y ha solicitado su rectificación. Si es así, también puede solicitar que restrinjamos nuestro tratamiento mientras investigamos si los datos personales son exactos/completos o no,
• Si el tratamiento es ilegal, pero no desea que se borren los datos personales,
• Cuando se haya opuesto al tratamiento y durante el tiempo en que verifiquemos nuestros motivos legítimos, o
• Cuando ya no necesitemos los datos personales para los fines para los que los recopilamos, pero usted los necesite para poder establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.

Incluso si ha solicitado que restrinjamos nuestro tratamiento de sus datos personales, tenemos derecho a utilizarlos para su almacenamiento, para hacer valer o defender reclamaciones legales o para proteger los derechos de otra persona. También podemos utilizar los datos personales por motivos relacionados con un interés público importante. Le informaremos antes de que expire la restricción.

Si restringimos el tratamiento de sus datos personales, también informaremos a aquellos con quienes hayamos compartido sus datos personales (cuando corresponda), si no es imposible o demasiado engorroso. Si nos lo solicita, también le comunicaremos con quién hemos compartido sus datos personales.

Derecho de oposición

Tiene derecho a oponerse al tratamiento basado en nuestro interés legítimo. Si se opone al uso, evaluaremos, en función de su situación, si nuestros intereses en el uso de los datos personales prevalecen sobre sus intereses en que los datos personales no se utilicen para ese fin. Si no podemos proporcionar motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre los suyos, dejaremos de utilizar los datos personales a los que se oponga, siempre que no tengamos que utilizar los datos para establecer, ejercer o defender reclamaciones legales. Si se opone al uso, también tiene derecho a solicitar que restrinjamos nuestro uso durante el tiempo que investiguemos el asunto.

Siempre tiene derecho a oponerse y cancelar su suscripción al marketing directo.

Derecho a la portabilidad de datos

Si el tratamiento se basa en su consentimiento o en un acuerdo entre nosotros, tiene derecho a obtener los datos personales que nos ha proporcionado en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina y a transferirlos a otro responsable del tratamiento («portabilidad de los datos»). Tenga en cuenta que rara vez utilizamos una de estas bases jurídicas para justificar nuestro tratamiento.

Derecho a retirar el consentimiento

Tiene derecho a retirar su consentimiento para un tratamiento específico en cualquier momento. Su revocación no afectará a los tratamientos que ya se hayan realizado. Tenga en cuenta que rara vez utilizamos el consentimiento para justificar nuestro tratamiento.

Cómo ejercer sus derechos y el derecho a presentar una queja

Si desea ejercer alguno de sus derechos, póngase en contacto con nosotros utilizando la siguiente información de contacto.

Si tiene alguna objeción o queja sobre la forma en que tratamos sus datos personales, háganoslo saber y haremos todo lo posible por ayudarle. También tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora de su lugar de residencia, trabajo o lugar donde crea que se ha producido una infracción. En Suecia, la autoridad supervisora es la Autoridad Supervisora Sueca para la Protección de la Privacidad (IMY) (Integritetsskyddsmyndigheten Box 8114, 104 20 Estocolmo, IMY@IMY.se ).

DETALLES DE CONTACTO DEL CLIENTE

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso de privacidad y sobre cómo se procesan sus datos personales, utilice los siguientes datos de contacto.

Dirección: Elfa International AB, Lilla Nygatan 7, 211 38 Malmö

Correo electrónico: dataprotectionofficer@elfa.com

CAMBIOS EN ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Nos reservamos el derecho a modificar este aviso de privacidad de vez en cuando. Le informaremos de cualquier cambio publicando el aviso de privacidad actualizado en nuestro sitio web. Si realizamos cambios importantes, le enviaremos una notificación por correo electrónico.