Informații privind prelucrarea datelor cu caracter personal

în legătură cu recrutarea

Pentru noi este important să vă simțiți în siguranță în modul în care gestionăm datele dvs. cu caracter personal. Prin urmare, luăm diverse măsuri pentru a ne asigura că datele dvs. cu caracter personal sunt protejate în timpul gestionării acestora. În această declarație de confidențialitate, veți găsi detalii despre modul în care gestionăm datele cu caracter personal în legătură cu un proces de recrutare.

SECȚIUNI

CINE ESTE RESPONSABIL PENTRU PRELUCRAREA DATELOR DVS. CU CARACTER PERSONAL?

PENTRU CINE ESTE VALABILĂ ACEASTĂ DECLARAȚIE DE CONFIDENȚIALITATE?

CE DATE CU CARACTER PERSONAL COLECTĂM?

DE UNDE COLECTĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

CUM UTILIZĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

UNDE STOCĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

DREPTURILE DVS.

MODIFICĂRI ALE DECLARAȚIEI DE CONFIDENȚIALITATE

Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal?

Elfa International AB, număr de înregistrare a companiei 556516-2012, ("noi", „al nostru”, „noi”) este operatorul de date responsabil pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în legătură cu procesul de recrutare.

Detalii contacte

Elfa International ABLilla Nygatan 7, 211 38 Malmö, Germania

dataprotectionofficer@elfa.com

Pentru cine este valabilă această declarație de confidențialitate?

Această notificare privind confidențialitatea este destinată candidaților (cei care candidează pentru un post la noi) și potențialelor persoane de referință, adică celor pe care candidatul le-a furnizat ca referințe.

Ce date cu caracter personal colectăm?

Colectăm numai informațiile necesare pentru desfășurarea procesului de recrutare. Tipul de date colectate depinde de postul solicitat, de preferințele dvs. de comunicare cu noi și dacă sunteți candidat sau persoană de referință.

Nu sunteți obligat să furnizați datele dvs. cu caracter personal, dar dacă alegeți să nu faceți acest lucru, nu vă vom putea evalua ca candidat și este posibil să nu fiți luat în considerare pentru postul pe care îl căutați.

Colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

Detalii de contact: Detalii de contact, cum ar fi numele, numărul de telefon, adresa de e-mail sau adresa de domiciliu.
Date de identificare: Date utilizate pentru a vă identifica, cum ar fi numele sau fotografia.
Informații CV: Detalii despre calificările dvs., inclusiv educația, nivelul de educație, note, experiență profesională, competențe, certificări și competență lingvistică.
Detalii profil: Informații despre profilul dumneavoastră, inclusiv sexul, vârsta, starea civilă și detalii despre angajatorii actuali și anteriori.
Comunicare și ședințe: Informații din comunicarea cu noi, cum ar fi detaliile din mesajele de e-mail și notele din interviurile de angajare.
Date test: Informații din testele de personalitate și evaluările competențelor, inclusiv rezultatele și momentul testelor.

Nu avem nevoie să prelucrăm date cu caracter personal sensibile (de exemplu, informații care dezvăluie etnia, opiniile politice, religia sau starea de sănătate). Dacă alegeți să ne partajați astfel de date ca parte a procesului de recrutare (de exemplu, în scrisoarea de intenție sau CV-ul dvs.), le vom prelucra cu măsuri de securitate adecvate pentru a vă proteja drepturile și interesele fundamentale.

De unde colectăm datele cu caracter personal?

Sursa datelor dvs. cu caracter personal depinde de faptul dacă desfășurăm procesul de recrutare intern sau dacă angajăm o agenție de recrutare.

Majoritatea datelor cu caracter personal necesare și relevante pentru procesul de recrutare sunt colectate direct de la dvs. De asemenea, colectăm date de la persoanele de referință pe care le-ați furnizat în candidatura dvs. și, dacă este cazul, de la alte persoane care oferă informații despre dvs.

În unele cazuri, putem utiliza surse disponibile public, cum ar fi registre publice și platforme de social media, pentru a colecta informații în legătură cu un proces de recrutare.

Când angajăm o agenție de recrutare pentru a gestiona întregul proces de recrutare sau părți din acesta, colectăm, de asemenea, date cu caracter personal partajate de agenția de recrutare.

Cum utilizăm datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal colectate sunt utilizate pentru a efectua procesul de recrutare, pentru a-l evalua și a-l urmări și pentru a respecta cerințele legale și reglementările din domeniu. Următoarea secțiune oferă o prezentare generală a modului în care utilizăm datele cu caracter personal în diferite situații legate de recrutare. Pentru o descriere mai detaliată, vă rugăm să consultați tabelul de la sfârșitul acestei declarații de confidențialitate.

Rețineți că este posibil ca nu toate activitățile de prelucrare enumerate mai jos să vi se aplice. Necesitatea prelucrării datelor cu caracter personal depinde de postul solicitat, de preferințele dvs. de comunicare și de faptul dacă sunteți candidat sau persoană de referință.

Efectuarea verificărilor de fond: Pentru anumite poziții, putem efectua verificări ale antecedentelor. Întrebați-ne dacă doriți să aflați mai multe despre acest proces.

Efectuarea procesului de recrutare: Utilizăm datele dvs. cu caracter personal pentru a gestiona procesul de recrutare, cum ar fi primirea și revizuirea documentelor dvs. de candidatură (de exemplu, CV și scrisoare de intenție), evaluarea candidaturii și comunicarea în timpul procesului de recrutare.

Verificare de referință: Prelucrăm date cu caracter personal în legătură cu verificările referințelor în cadrul unui proces de recrutare, cum ar fi comunicarea și colectarea opiniei dvs. despre candidat.

Teste de personalitate și abilități: Ca parte a procesului de recrutare pentru anumite posturi, efectuăm teste de personalitate și competențe. Dacă este cazul, vă vom informa separat și vă vom solicita consimțământul.

Monitorizarea și evaluarea procesului de recrutare: Utilizăm datele dvs. cu caracter personal pentru a evalua și urmări procesul de recrutare, cum ar fi compararea diferiților candidați sau generarea de statistici privind numărul de candidaturi per poziție.

Gestionarea reclamațiilor legale: Utilizăm datele dvs. cu caracter personal atunci când este necesar pentru gestionarea pretențiilor legale, de exemplu în legătură cu procedurile legale. În acest scop, putem partaja anumite informații cu alți destinatari, după cum se detaliază mai jos.

Respectarea obligațiilor legale: În unele cazuri, trebuie să prelucrăm date cu caracter personal pentru a îndeplini o obligație legală, cum ar fi Legea privind protecția muncii (1982:80 „LAS”) și Legea privind discriminarea (2008:567).

Unde stocăm datele cu caracter personal?

Ne străduim întotdeauna să prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în cadrul UE/SEE. Dacă este necesar să transferăm datele dvs. cu caracter personal, vom asigura protecția datelor dvs. conform descrierii de mai jos.

Pentru transferurile în SUA, fie (i) deciziile de adecvare ale Comisiei UE pentru terții care s-au alăturat Cadrului de confidențialitate a datelor UE-SUA (disponibil [aici] (articolul 45 din RGPD)); sau (ii) Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene (disponibile [aici] (articolul 46 din RGPD)) se aplică altor terțe părți din SUA. Pentru transferurile către alte țări din afara UE/SEE, includem clauzele contractuale standard ale Comisiei UE (disponibile [aici] (articolul 46 din RGPD)). Dacă este necesar, luăm măsuri de securitate tehnice și organizatorice suplimentare, cum ar fi criptarea și pseudonimizarea.

Cu cine partajăm datele cu caracter personal?

Generalități

Pentru a derula procesul de recrutare și pentru a respecta legile și reglementările, uneori trebuie să partajăm datele dvs. cu caracter personal cu alții. Mai jos este prezentată o prezentare generală a actorilor cu care partajăm datele dvs. cu caracter personal.

Furnizori și parteneri

Pentru a efectua procesul de recrutare și a ne îndeplini obligațiile legale, partajăm datele dvs. cu caracter personal cu furnizorii și partenerii noștri:

Furnizori IT:

Companiile care gestionează operațiuni esențiale, asistență tehnică și întreținere a soluțiilor noastre IT pot, în anumite situații, să acceseze datele dvs. cu caracter personal în timpul activității lor.

Furnizori și parteneri:

de exemplu, furnizorii de servicii/sisteme utilizate în procesul de recrutare, cum ar fi agențiile de recrutare și sistemele/sistemele de asistență IT pentru teste de personalitate și competențe, verificări ale antecedentelor și baze de date ale candidaților. Atunci când furnizorii și partenerii prelucrează date cu caracter personal în numele nostru și conform instrucțiunilor noastre, aceștia sunt operatori de date pentru noi, iar noi suntem responsabili pentru gestionarea datelor dvs. cu caracter personal. Aceștia nu au voie să utilizeze datele dvs. cu caracter personal în scopuri proprii și sunt obligați prin lege și contract cu noi să vă protejeze datele.

Alte companii/companii externe și terțe părți

De asemenea, putem partaja datele dvs. cu caracter personal cu alte companii și terțe părți:

Sindicate: De exemplu, pentru a îndeplini obligațiile legale și pentru a gestiona și răspunde la pretențiile legale (de exemplu, în cazul unui litigiu sau al unui proces juridic).

Autorități: de exemplu, poliția, Autoritatea suedeză pentru protecția confidențialității (IMY) și alte autorități atunci când acest lucru este impus de lege sau în caz de suspiciune de infracțiune/încălcare.

Instanțe: În caz de litigii sau alte proceduri legale.

Alte părți externe: de exemplu, consilieri juridici, bănci și auditori. Datele dvs. cu caracter personal pot fi, de asemenea, divulgate potențialilor cumpărători și vânzători și consilierilor acestora dacă este necesar pentru o restructurare, fuziune, achiziție sau vânzare a tuturor sau a unei părți din activele noastre.

Drepturile dvs.

Generalități

Ne străduim întotdeauna să prelucrăm datele dvs. cu caracter personal într-un mod legal, transparent și deschis, asigurându-ne că informațiile dvs. sunt exacte și actualizate. Aveți anumite drepturi în ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi. Dacă doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile dvs., ne puteți contacta folosind datele de contact de mai sus.

Vă vom răspunde cât mai curând posibil, cel târziu în termen de o lună de la primirea solicitării dumneavoastră. Dacă nu vă putem răspunde la solicitare sau dacă aveți nevoie de mai mult timp, vă vom explica de ce

Puteți afla mai multe despre drepturile dumneavoastră individuale pe site-ul web al Autorității suedeze pentru protecția confidențialității (IMY) (www.IMY.se).

Dreptul la informare

Aveți dreptul de a ști dacă prelucrăm date cu caracter personal despre dumneavoastră. Dacă o facem, aveți, de asemenea, dreptul de a primi informații despre datele cu caracter personal pe care le prelucrăm și modul în care le prelucrăm. De asemenea, aveți dreptul de a primi o copie a datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dvs.

Dacă sunteți interesat de anumite date, vă rugăm să le specificați în cererea dumneavoastră. De exemplu, puteți specifica dacă sunteți interesat de un anumit tip de date sau dacă doriți informații despre date dintr-o anumită perioadă de timp.

Dreptul la rectificare

Dacă oricare dintre datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dvs. sunt incorecte, aveți dreptul să le corectați. De asemenea, aveți dreptul de a completa datele cu caracter personal incomplete cu informații suplimentare necesare pentru ca datele să fie corecte. După ce am corectat sau completat datele dvs. cu caracter personal, vom informa persoanele cărora le-am comunicat datele dvs. despre informațiile actualizate, în măsura în care acest lucru nu este imposibil sau prea dificil. Dacă solicitați acest lucru, vă vom informa și despre persoanele cărora le-am dezvăluit datele dumneavoastră.

Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat)

În anumite cazuri, aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor cu caracter personal pe care le-am stocat despre dvs. Aveți dreptul ca datele dvs. să fie șterse dacă:
Datele nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate sau prelucrate în alt mod.
Vă opuneți prelucrării datelor cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim și nu putem demonstra că motivele noastre de prelucrare prevalează intereselor dumneavoastră.
Prelucrarea datelor cu caracter personal este ilegală.
Avem obligația legală de a șterge datele cu caracter personal.

În cazul în care ștergem datele dvs. după ce ați solicitat acest lucru, vom informa și persoanele cărora le-am comunicat datele dvs. despre ștergere, în măsura în care ștergerea nu este imposibilă sau prea dificilă. Dacă ne întrebați, vă vom informa și despre persoanele cărora le-am divulgat datele dumneavoastră.

Dreptul la restricționare

Restricționarea înseamnă că datele cu caracter personal sunt marcate astfel încât să poată fi prelucrate în viitor numai în anumite scopuri definite. Dreptul la restricționare se aplică:

Atunci când considerați că datele cu caracter personal sunt incorecte și ați solicitat rectificarea acestora. De asemenea, puteți solicita restricționarea prelucrării în timp ce verificăm dacă datele sunt corecte sau nu.
Dacă prelucrarea este ilegală și nu doriți ștergerea datelor.
Atunci când nu mai avem nevoie să prelucrăm datele în scopurile pentru care le-am colectat, dar aveți nevoie de acestea pentru a putea stabili, exercita sau apăra revendicări legale.
Dacă v-ați opus prelucrării pe baza interesului nostru legitim, puteți solicita restricționarea prelucrării, în timp ce verificăm dacă interesul nostru în prelucrarea datelor dvs. prevalează intereselor dvs.

Chiar dacă ați solicitat o restricționare a prelucrării, avem dreptul de a utiliza datele pentru stocare, pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale sau pentru protejarea drepturilor unei persoane. De asemenea, putem prelucra datele din motive legate de un interes public important. Vă vom informa atunci când restricția este anulată. În cazul în care limităm prelucrarea datelor dvs., vom informa și persoanele cărora le-am comunicat datele dvs., în măsura în care acest lucru nu este imposibil sau prea dificil. Dacă ne întrebați, vă vom informa și despre persoanele cărora le-am divulgat datele dumneavoastră.

Dreptul la opoziție

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim. În cazul în care vă opuneți prelucrării, vom evalua, în funcție de situația dvs. specifică, dacă interesele noastre în prelucrarea datelor prevalează intereselor dvs. în a nu prelucra datele cu caracter personal în acest scop. Dacă nu putem demonstra motive legitime imperioase care depășesc pe cele ale dvs., vom înceta prelucrarea obiectului dvs., cu condiția să nu avem nevoie să prelucrăm datele pentru a stabili, exercita sau apăra revendicări legale.

Aveți întotdeauna dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal în scopuri de marketing direct. În acest caz, nu mai avem dreptul de a vă prelucra datele cu caracter personal pentru marketing direct. Dacă vă opuneți prelucrării, aveți, de asemenea, dreptul de a solicita restricționarea în timp ce investigăm problema.

Dreptul la revocare

Dacă vă prelucrăm datele cu caracter personal pe baza consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment. Legalitatea prelucrării efectuate înainte de revocare nu este afectată de revocare.

Dreptul la portabilitatea datelor

Portabilitatea datelor înseamnă că aveți dreptul de a primi datele pe care le-am colectat despre dvs., într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat. De asemenea, aveți dreptul de a transfera datele către un alt operator de date. Dreptul la portabilitatea datelor se aplică numai datelor:

Colectate de la dvs., despre dvs.
Dacă utilizarea are ca scop îndeplinirea unui contract cu dvs. sau se bazează pe consimțământul dvs.
Dacă prelucrarea este automatizată.

Dreptul la reclamație

Vă rugăm să ne contactați dacă nu sunteți mulțumit(ă) de modul în care vă prelucrăm datele cu caracter personal și împreună putem încerca să vă rezolvăm problema (consultați detaliile noastre de contact de mai sus).

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Autoritatea suedeză pentru protecția confidențialității (IMY) este autoritatea suedeză de supraveghere pentru utilizarea datelor dvs. cu caracter personal de către noi. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere din țara în care locuiți sau lucrați sau din țara în care considerați că a avut loc o încălcare a reglementărilor.

Modificări ale declarației de confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a modifica și actualiza periodic declarația de confidențialitate. În cazul unor modificări semnificative, vă vom informa în mod corespunzător.

De ce prelucrăm datele cu caracter personal?	Categorii de date cu caracter personal	Temeiul legal pentru prelucrare	Perioadă de păstrare
Efectuarea verificărilor de fond	Detalii contacte Datele de identificare	Interes legitim Prelucrarea este necesară pentru a ne proteja interesul de a evita riscul de angajare a persoanelor nepotrivite pentru un anumit post. Prelucrarea numerelor de identificare personală este necesară în scopul actual, adică pentru a vă asigura identitatea în timpul efectuării unei verificări a antecedentelor prin intermediul furnizorului nostru de servicii de verificare a antecedentelor.	Informațiile despre verificarea fundalului în sine nu sunt păstrate. Informațiile care indică faptul că a fost efectuată o verificare a antecedentelor sunt păstrate atât timp cât persoana este angajată sau, dacă angajarea nu devine aplicabilă, timp de maximum doi ani după finalizarea verificării antecedentelor.
Derularea procesului de recrutare	Detalii contacte Datele de identificare Informații CV Detalii de contact Comunicare și ședințe	Îndeplinirea contractului Dacă prelucrarea este necesară pentru a lua măsuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract de muncă. Interes legitim Dacă nu ați solicitat o acțiune specifică, prelucrarea se bazează pe necesitatea de a ne îndeplini interesul legitim de a gestiona procesul de recrutare.	Datele cu caracter personal sunt stocate timp de maxim doi ani după finalizarea procesului de recrutare.
Teste de personalitate și competențe	Datele de identificare Date de testare	Interes legitim Prelucrarea este necesară pentru a ne proteja interesul de a testa și evalua candidații pentru un anumit post.	Datele cu caracter personal sunt stocate timp de maxim doi ani după finalizarea procesului de recrutare pentru a ne îndeplini interesul legitim de a ne apăra împotriva posibilelor pretenții legale.
Gestionarea reclamațiilor	Datele necesare pentru gestionarea reclamației legale.	Interes legitim Prelucrarea este necesară pentru a ne proteja interesul de a gestiona reclamația legală.	Datele cu caracter personal sunt păstrate pe durata necesară pentru gestionarea reclamației legale.
Îndeplinirea obligațiilor legale	Datele necesare pentru gestionarea reclamației legale.	Îndeplinirea obligațiilor legale Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligației legale.	Datele cu caracter personal sunt păstrate pe durata necesară pentru îndeplinirea obligației legale.
Recrutare viitoare	Detalii contacte Datele de identificare Informații CV Detalii de contact Comunicare și ședințe	Interes legitim Prelucrarea este necesară pentru a ne proteja interesul de a păstra informații despre candidați pentru recrutări viitoare. Prelucrarea numerelor de identificare personală este necesară în scopul actual, adică pentru a vă contacta în viitor cu oferte de locuri de muncă și pentru a vă asigura identitatea.	Datele cu caracter personal sunt păstrate timp de un an după finalizarea procesului de recrutare și apoi pe durata pe care ați aprobat-o.